電話の応対
皆さんは電話を取るのは得意ですか？それとも苦手ですか？
事務仕事にしろ、営業仕事にしろ、仕事の場で電話を取る機会というのは少なくありません。
実際、この電話応対が苦手で出来るだけ電話を取りたくないと考えている人も多いのです。
では、なぜそのように感じてしまうのでしょうか？
電話応対を嫌がる理由として、相手の話を聞いてその場で対応しなければならないことが挙げられます。
メールの場合には文章構成や、対応の内容などを吟味して対応することが可能なので、瞬発力はあまり問われません。
対して電話の場合には電話口で即座に対応する必要があるため、臨機応変に対応するのが苦手な人にとって嫌な仕事となってしまいます。
さらに、電話応対が悪いと後々上司や取引先からクレームが付く原因ともなってしまうため、できるだけミスをしたくないという心理から電話を取りたくなくなってしまうのです。
ビジネスにおける電話応対というのは一つのスキルです。
そのため、新入社員研修や、新人教育において電話応対の方法をレクチャーされることも少なくありません。
これがおざなりになっていると、いきなり本番を迎えることになってしまい、なおさら電話応対にプレッシャーを感じてしまうことになります。
ただ、そうとは言っても仕事は仕事ですから、出来るようにしておきたいのが電話応対でもあります。
実際の対応
では、電話に対応する場合の基礎的なテクニックについて紹介します。
まず第一に、どんな電話であっても常にメモ帳を手元に置き、電話内容を記録出来るようにしておきましょう。
電話の内容によっては、自分一人では対処出来ないこともあります。
そういった時にはしかるべき担当者に引き継ぐ事になりますが、その際に電話の内容をしっかり伝えられなければなりません。
そのための情報を手元に残しておくことが重要です。
何もしないで電話を受けるのではなく、手を動かすようにしましょう。
また、仕事中に電話がかかってきた、という時にやってしまいがちなのが「ながら電話」です。
口さえ動いていれば良いと思うかもしれませんが、電話口を通して、相手の態度というのは分かってしまうものです。
そのため、仕事をしながら、といったような態度で電話を受ければ、自然と相手に悪い印象を与えることになります。
さらに、重要なことを聞き逃してしまう可能性もあるため、電話応対の際には必ず手を止め、電話に集中しましょう。
電話口を通した印象は、自分だけのものではなく、会社全体の印象にも繋がります。
暗い声でぼそぼそと喋ればうまく伝わらないだけではなく、イメージを悪化させてしまうことにも繋がります。
明るい声ではっきりとしゃべり、印象をよくすることも電話応対の秘訣です。